SERAYUNEWS– Pengelolaan arsip yang baik dapat menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya. Kemudian, menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan.
Kepala Kanwil Kemenkumham Jateng, Tejo Harwanto yang diwakili Plh. Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Jawa Tengah, Anton Edward Wardhana menegaskan hal itu saat membuka kegiatan Pemusnahan Fisik Arsip dan Sosialisasi Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 14 Tentang Tata Naskah Dinas yang berlangsung di Aula Kresna Basudewa Kantor Wilayah, Senin (14/10/2024).
Menurut Anton, Kemenkumham telah memiliki instrumen-instrumen dalam upaya mendukung program pemerintah tertib arsip dengan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) yang telah dicanangkan sejak tahun 2017.
“Kementerian Hukum dan HAM telah memiliki instrumen-instrumen kaitannya dengan pedoman penciptaan arsip dan pengelolaan arsip secara baik sesuai dengan NSPK ( norma, standar, prosedur kearsipan),” papar Anton dalam sambutannya.
Dia mengatakan, mulai dari penerimaan, pengurusan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan akan mampu mendorong setiap kegiatan yang dilaksanakan dapat pertanggungjawaban. Sehingga terwujudnya transparansi dan Good and Clean Governance.
“Terobosan untuk peningkatan peran penting kearsipan bagi pemerintah dan masyarakat harus dapat diwujudkan dengan mendorong pengelolaan arsip dengan baik. Sehingga dapat diakses dengan mudah dan cepat,” sambungnya.
Plh. Kakanwil juga menjelaskan, Kemenkumham saat ini telah memiliki aplikasi E-Arsip sebagai terobosan penyelenggaraan kearsipan dalam bidang pengembangan dan optimalisasi tata kelola kearsipan dinamis.
Bicara pemusnahan arsip, Anton menerangkan bahwa ini merupakan bagian dari pengelola arsip dinamis.
“Yang menjadi tanggung jawab pencipta arsip salah satunya adalah penyusutan arsip berupa pemindahan arsip, penyerahan arsip dan pemusnahan arsip dengan berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip,” jelas Anton.
“Pemusnahan arsip hanya dapat dilakukan pada arsip inaktif apabila arsip sudah tidak memiliki nilai guna, telah habis masa retensinya, tidak ada Undang-Undang yang melarangnya dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara,” tambahnya.
Plh. Kakanwil mengajak segenap stakeholder pejabat pencipta arsip jajaran Kantor Wilayah Jawa Tengah dan para arsiparis atau pengelola arsip di wilayah Jawa Tengah, untuk bersama-sama membangkitkan dan meningkatkan pengelolaan arsip dinamis. Hal itu guna mewujudkan kearsipan dalam mendukung perolehan indeks prestasi Kemenkumham.
“Dengan pengelolan arsip yang baik dapat memberi manfaat nyata bagi instansi dan masyarakat yang memerlukan informasi secara cepat, tepat dan autentik yang dapat dipertanggungjawabkan dengan baik dan benar,” imbuhnya.
Sebelumnya, Kepala Bagian Umum Anton Tri Oktabiono menjelaskan dalam laporannya, bahwa kegiatan ini bertujuan untuk mendukung Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA), Efisiensi dan Optimalisasi Ruang Penyimpanan, arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dihancurkan untuk mengurangi beban ruang penyimpanan. Sehingga, ruang yang ada dapat dimanfaatkan lebih efisien untuk menyimpan arsip yang lebih relevan atau penting serta bentuk kepatuhan terhadap regulasi.
Selain itu, sosialisasi bertujuan untuk memperkenalkan dan memastikan bahwa seluruh pegawai di Kantor Wilayah dan UPT Pemasyarakatan memahami aturan baru terkait tata naskah dinas, untuk mengurangi kesalahan dalam administrasi surat-menyurat dan memastikan bahwa setiap dokumen dinas diatur dan diproses dengan benar sesuai ketentuan yang berlaku serta peningkatan Nilai Pengawasan Kearsipan di lingkungan Kemenkumham Jateng.
Kabagum menyampaikan bahwa pemusnahan arsip ini telah mendapatkan persetujuan dari ANRi yang mencakup, pemusnahan Arsip akan dilakukan pada arsip Kantor Wilayah sebanyak 1.270 berkas, berkas dari tahun 2012 sampai 2020. Lalu, pada Bapas Kelas II Magelang sebanyak 7.152 berkas. Itu adalah berkas dari tahun 1990 sampai 2020. Kemudian, pada Lapas Kelas IIA Magelang sebanyak 165 berkas, bekas dari 1979 sampai 2019.
Peserta kegiatan merupakan Pejabat Pembina Kepegawaian dan Pengelola Kepegawaian pada Unit Pelaksana Teknis se Jawa Tengah sejumlah 152 Orang.
Kegiatan pemusnahan arsip disaksikan oleh Kepala Divisi Keimigrasian Is Edy Ekoputranto, Arsiparis Ahli Madya Kemenkumham, Tim Saksi dari Biro Umum, Biro Humas, Hukum dan Kerjasama, Inspektorat Jenderal, Direktorat Jenderal Pemasyarakatan dan Imigrasi serta Pejabat Administrasi Kantor Wilayah.
