Penulis: Alexander Jason, Mahasiswa Magister Manajemen
Dalam menjalankan kehidupan berorganisasi pada suatu perusahaan atau instansi tertentu, kita memerlukan sebuah aturan dengan tujuan meminimalisir dan mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. Aturan dibuat dan disahkan untuk menunjukkan tujuan yang sesuai dengan tujuan yang dimiliki oleh perusahaan. Begitulah kiranya gambaran kinerja dan fungsi aturan.
Pada sebuah perusahaan maupun instansi tertentu, aturan dibuat dalam bentuk yang lebih formal, yakni Standard Operating Procedure atau yang kerap disebut SOP. Setiap perusahaan tentunya memiliki visi-misi yang hendak ingin dicapai, baik dalam jangka waktu yang pendek maupun jangka panjang. Setiap visi-misi yang hendak ingin dicapai, tentunya tidak hanya melibatkan beberapa orang saja dalam perusahaan maupun instansi tersebut, melainkan seluruh anggota harus bergerak agar visi-misi tersebut dapat tercapai dan terpenuhi. Untuk memenuhi itu semua, maka perusahaan membutuhkan sebuah aturan, prosedur, dan sistem yang disusun dengan jelas, lengkap, dan rapih. Disitulah sebuah SOP dalam perusahaan bekerja.
SOP (Standard Operating Procedure) dapat diartikan sebagai “pedoman” bagi karyawan untuk menjalankan pekerjaannya. Oleh karna itu, setiap posisi dalam organisasi memiliki SOP yang berbeda dengan posisi yang lain. Salah satu contohnya adalah seorang akuntan memiliki SOP yang berbeda dengan mereka yang bekerja sebagai marketing. SOP itu sendiri dibuat sesuai dengan kebutuhan dari pekerjaan di masing-masing departemen dalam perusahaan tersebut. Maka, SOP harus dibuat untuk mempermudah karyawan dalam menjalankan pekerjaannya, dan menyadari tanggung jawab apa saja yang harus mereka penuhi.
Seiring berkembangnya waktu dan teknologi di era modern sekarang, Fakultas Biologi, Universitas Jenderal Soedirman atau yang biasa dikenal dan disingkat “UNSOED”, telah menerapkan aturan Standard Operating Procedure (SOP) yang diberikan oleh Kementrian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Tekonologi (KEMDIKBUD) dalam melakukan pengadaan alat dan bahan untuk kebutuhan Praktikum di Laboratoriumnya secara elektronik. Aturan SOP yang digunakan oleh Fakultas Biologi UNSOED sesuai dengan pengertian didalam buku “Strategi Pintar Menyusun SOP (Standard Operating Procedure)” karya Endah Nur Fatimah, yang menjelaskan bahwa SOP terdiri dari tiga kata yang dapat mewakili pengertian SOP itu sendiri, yaitu standar, operating, dan procedure.
Standard dapat diartikan sebagai salah satu acuan pokok yang harus dipatuhi dan ditaati oleh semua anggota organisasi. Standard memiliki sifat mengikat dan membatasi. Fakultas Biologi, UNSOED, Purwokerto, menetapkan Standard untuk para vendor yang sudah terdaftar di https://lpse.kemdikbud.go.id/
Aktivitas aplikatif yang merupakan kegiatan dalam berorganisasi, baik yang bersifat rutinitas maupun non-rutin. Dalam per-Tahunnya, Fakultas Biologi UNSOED mengadakan pengadaan alat dan bahan praktikum per-semesternya sesuai dengan kebutuhan di setiap Laboratorium yang ada.
Procedur merupakan langkah atau tahapan yang berhubungan dengan aktivitas kerja.
Fakultas Biologi, UNSOED menerapkan tahapan sesuai dengan aturan yang diberikan dari Kementrian. Contohnya, Kepala Laboratorium mengusulkan kebutuhannya ke bagian perencanaan. Apabila di setujui oleh bagian pusat, maka akan masuk ke dalam rekap anggaran. Anggaran nantinya akan turun di website https://elfina.unseod.ac.id/ berupa nomor ID RUP, jika nantinya ID RUP sudah keluar dan disahkan, maka proses terakhir yang akan dilakukan adalah eksekusi pembelian alat dan bahan yang dibutuhkan.
Meskipun demikian, tidak menutup kemungkinan adanya kelebihan dan kekurangan dalam menerapkan SOP pengadaan alat dan bahan secara elektronik ini. Kelebihan dalam menerapkan SOP ini, pihak karyawan Fakultas Biologi UNSOED sudah tidak perlu lagi bernegosiasi harga di tempat, karena pengawasan untuk harga dan negosisasi sudah melewati aplikasi semua. Namun, kekurangan dan kendala yang dihadapi adalah pencarian barang yang dibutuhkan harus sesuai TKDN yang ditetapkan oleh Kementrian. Mau tidak mau, pihak Fakultas Biologi UNSOED harus mengajukan izin impor, akan tetapi ada pula batasan impor nilai barang harus 5% dari total anggaran yang diberikan oleh Kementrian.
Dapat saya simpulkan pada tulisan saya diatas, Fakultas Biologi Univeristas Jenderal Soedirman sudah menerapkan aturan Standard Operating Procedure (SOP) yang diberikan oleh KEMDIKBUD dalam pengadaan alat dan bahan secara elektronik dengan sangat baik. Aturan SOP yang diberikan oleh KEMDIKBUD pun juga memiliki tujuan yang sangat baik, agar semua proses yang dilakukan menjadi transparan dan akuntabel.
