SERAYUNEWS- Banyak perusahaan punya mimpi besar: visi yang menawan, maupun target pertumbuhan ambisius, bahkan peta jalan jangka panjang yang rapi.
Namun, realitasnya tidak sedikit yang tersandung bahkan sebelum mimpi itu tercapai. Mengapa? Karena strategi yang hebat tak ada artinya jika tidak diterjemahkan dalam langkah-langkah kecil setiap hari, serta tidak di-review berkala.
Inilah peran Daily Management System (DMS), yaitu sebuah sistem yang fokus pada pengelolaan aktivitas harian.
Ia menjadi jembatan antara strategi besar dengan eksekusi di lapangan. DMS mengingatkan kita bahwa keberhasilan organisasi lahir bukan dari satu lompatan besar, melainkan dari ribuan langkah kecil yang konsisten.
John Wooden, pelatih basket legendaris, pernah berkata: “It’s the little details that are vital. Little things make big things happen.” Daily Management System adalah wujud nyata dari filosofi itu.
Ia mengajarkan bahwa sukses besar lahir dari rutinitas kecil yang konsisten. Dalam dunia bisnis yang penuh ketidakpastian, DMS menjadi jangkar yang membuat organisasi tetap fokus, disiplin, dan tangguh menghadapi masa depan.
Daily Management System adalah kerangka kerja yang memastikan kegiatan harian selaras dengan tujuan strategis organisasi.
Konsep ini banyak diadopsi dari praktik manajemen Jepang, seperti Kaizen dan Total Quality Management, lalu berkembang menjadi sistem universal yang kini dipakai di sektor manufaktur, rumah sakit, bank, hingga perusahaan teknologi dalam menjalankan operasional.
DMS bekerja dengan prinsip sederhana yaitu strategi jangka Panjang diturunkan menjadi target tahunan kemudian menjadi sasaran bulanan yang di eksekusi harian.
Dengan begitu apabila target bisa di capai setiap hari maka bisa dipastikan target tahunan akan tercapai juga. Setiap hari organisasi bergerak melalui siklus Plan Do Check Action (PDCA), bukan hanya menunggu evaluasi bulanan atau tahunan.
Minimal ada tiga alasan utama mengapa DMS tidak boleh diabaikan, alasan pertama karena DMS mampu menjembatani strategi dan operasi. Banyak strategi gagal karena tak pernah sampai ke level operasional.
DMS memastikan semua orang tahu apa yang harus dikerjakan hari ini dalam rangka berkontribusi nyata terhadap organisasi. DMS juga berperan dalam peningkatkan kecepatan respons.
Masalah kecil bisa membesar jika tidak segera ditangani. Melalui forum harian selama 30 menit yang berjenjang, masalah terdeteksi lebih cepat dan bisa diselesaikan segera.
Forum harian biasa disebut sebagai Daily Achievement Review ( DAR) yaitu kegiatan meeting yang dihadiri oleh semua department dalam operasional untuk membahas issue kemarin untuk diselesaikan hari ini.
Dalam setiap DAR ada 4 hal yang wajib yang di catat. Yaitu adanya catatan meeting yang berisi list masalah yang sedang terjadi, kesepakatan akar penyebab masalah, PIC untuk setiap rencana tindak lanjut dan tentunya duedate yang disepakati Bersama.
Sebuah meeting tanpa 4 hal tersebut hanyalah sebuah obrolan warung kopi yang tidak berdampak kepada sebuah penyelesaian sebuah masalah.
Alasan utama yang terakhir Adalah Membangun budaya keterlibatan. DMS memberi ruang bagi semua level dari operator hingga plant manager untuk terlibat aktif dalam perbaikan.
Pada sebuah pabrik minuman herbal, Setiap pagi, supervisor dan tim produksi melakukan daily briefing. Mereka meninjau target kemarin, mencatat masalah, dan menetapkan prioritas hari ini. Papan kontrol dengan indikator hijau, kuning, dan merah membantu melihat kondisi nyata.
Jika mesin sempat berhenti 15 menit, catatan langsung dibuat, akar masalah ditelusuri, dan solusi dijalankan. Masalah kualitas produk atau keluhan pelanggan pun dibawa ke forum harian, bukan ditunggu hingga rapat bulanan.
Bagian penting dari DMS Adalah Daily Achievement Review (DAR) yang dalam parakteknya dilakukan secara harian dan berjenjang.
DAR I adalah pertemuan review yang dihadiri oleh operator, leader dan Supervisor di level department. Pendapat dari operator perlu kita akomodir karena operator Adalah pihak yang berada langsung di lapangan.
DAR I selalu diwajibkan untuk Genba ke titik permasalahan yang sedang terjadi sehingga pembahasan tidak berdasarkan asumsi dan rencana perbaikan akan lebih efektif.
Satu hal yang perlu di mengerti oleh peserta DAR Adalah Assumption is the mother of all failures atau Asumsi adalah ibu dari segala kegagalan.
Tidak boleh membahas penyebab masalah timbul dari sebuah asumsi yang mungkin saja tidak terjadi kali ini, karena action plan yang di lakukan tidak akan efektif.
Setelah istirahat makan siang bisa dilanjutkan dengan aktifitas DAR II yang dihadiri oleh seluruh supervisor dan manager dari department operasional.
Dengan demikian tercipta budaya keterlibatan dan terjadi kecepatan respon terhadap masalah yang sedang terjadi.
Manfaat Nyata bagi Organisasi diantaranya Adalah disiplin Eksekusi, karena Strategi tidak berhenti di kertas saja mengingat ada 4 hal penting yang sudah di catat dan di follow up dalam setiap DAR.
Kemudian dengan DMS mampu mendeteksi Masalah Awal. Bahwa setiap Gejala kecil yang terjadi tidak dibiarkan menjadi krisis.
Efisiensi Operasional bukan hal yang mustahil tercapai, karena setiap permasalahan terhadap efisiensi dan efektifitas operasional dibahas dan diselesaikan bersama-sama dan berjenjang. Pada akhirnya, pemborosan operasional mampu ditekan, serta kinerja meningkat.
DMS memungkinkan untuk terciptanya budaya transparansi, data terbuka dalam lingkup sebuah organisasi dan komunikasi jujur akan terpelihara karena pertemuan.
Bahkan mampu mendukung transformasi digital karena DMS bisa terintegrasi dengan ERP atau dashboard online.
Dalam prakteknya, DMS mempunyai Tantangan yang harus diwaspadai, seperti resistensi budaya karena monitoring harian bisa dianggap pengawasan berlebihan.
Satu hal yang tak kalah penting Adalah komitmen pimpinan karena tanpa teladan dari atasan DMS tidak bisa dijalankan secara konsisten.
Kesederhanaan Sistem DMS menjadi sangat penting karena jika terlalu rumit, DMS ditinggalkan dan tidak di support oleh personal dalam organisasi.
DMS haris terintegrasi Strategis dengan tujuan organisasi, misalnya DMS harus sejalan untuk mendukung pencapaian KPI organisasi, bukan sekadar rutinitas.
DMS menjadi semakin penting di Tengah pasar yang cepat berubah. Perusahaan dituntut adaptif setiap hari, terutama dengan teknologi digital.
Dalam hal ini visual dashboard sebuah monitoring progres bisa dilakukan secara real time sehingga semua personel yang terlihat mampu mengikuti perkembangan data progress setiap saat.
Semangat DMS sejalan dengan perkembangan usia produktif dan karakter generasi muda generasi Milenial dan Gen Z yang menyukai transparansi dan feedback cepat dan tepat.
Karena pada akhirnya, masa depan besar selalu dimulai dari pekerjaan kecil yang dilakukan hari ini. (Agus Kharisun, COO PT Tresno Jamu Indonesia)
