Sudah satu tahun lebih virus covid-19 melanda Indonesia, hingga saat ini ruang gerak masyarakat pun masih terbatas hingga akhirnya kita bisa berdamai dengan situasi saat ini. Kabupaten Cilacap adalah salah satu wilayah yang telah menerapkan PPKM (Penerapan Pembatasan Kegiatan Masyarakat) yang diberlakukan di sebagian wilayah Jawa dan Bali untuk mengurangi resiko penularan Covid-19. Beberapa Instansi masih menerapkan sistem WFH (Work Form Home) dan pelayanan hampir semua dialihkan pada pelayanan online, salah satunya adalah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Cilacap.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan unsur pelaksana Pemerintah Daerah di bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang dipimpin oleh Kepala Dinas dan berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Memiliki tugas pokok yaitu melaksanakan urusan rumah tangga Pemerintah Daerah dan tugas pembantuan di bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
Tahun 2019 Disdukcapil Cilacap sudah menerapkan pelayanan online, masyarakat bisa mendapatkan nomor antrian online melalui antrian.disdukcapil.cilacapkab.go.id jika ingin melakukan perekaman e-KTP dan memiliki masalah data kependudukan seperti NIK/ data ganda, NIK tidak terbaca, data perekaman KTP tidak ditemukan dan lain-lain. Selain itu untuk pengurusan dokumen administrasi kependudukan seperti pembuatan pindah masuk, pindah keluar, akte kelahiran, akte kematian, perubahan data dan KIA (Kartu Identitas Anak) dapat diakses melalui website eakta.cilacapkab.go.id atau melalui aplikasi Si Cemplon yang dapat di download melalui playstore atau applestore. Melalui aplikasi Si Cemplon masyarakat dapat mendaftar online melalui HP kapan dan dimana saja, kemudian dokumen persyaratan cukup di foto atau di scan dan diunggah ke aplikasi. Setelah dikoreksi oleh petugas, masyarakat akan memperoleh notifikasi pengajuan ditolak atau diterima. Untuk pengajuan yang diterima dan berhasil di proses berkas akan dikirimkan melalui email sehingga masyarakat dapat mencetak secara mandiri dimana dan kapan saja, dengan menggunakan kertas HVS A4 80 gram seperti yang tertuang di Permendagri No.109 Tahun 2019 Tentang Formulir dan Buku yang digunakan dalam pelayanan administrasi kependudukan. Pemrosesan dokumen sekitar 3 hari, sehingga masyarakat efisien waktu, tenaga dan biaya.
Adanya pelayanan online membantu masyarakat lebih mudah dalam membuat data kependudukan dan secara tidak langsung dapat mengurangi penurunan resiko tertularnya Covid-19 dimasa pandemi sekarang. Banyak masyarakat yang merespon baik pelayanan online tersebut. Disdukcapil Cilacap memberikan inovasi pelayanan agar mempermudah masyarakat, beberapa inovasi tersebut seperti:
Pengurusan KTP masyarakat tidak perlu ke Disdukcapil cukup mengajukan di UPTD atau kecamatan, untuk KTP yang sudah jadi masyarakat dapat mengambil di 5 UPTD Yanduk Capil dengan membawa fotocopy kartu keluarga dan pengambilan KTP hanya bisa diambil oleh yang bersangkutan atau diwakilkan keluarga yang masih dalam satu KK.
Melalui website disdukcapil.cilacapkab.go.id masyarakat juga dapat mengecek KTP-el yang sudah tercetak atau tidak bisa tercetak, sehingga dapat menghemat waktu lebih banyak. Pembuatan surat pindah keluar Kabupaten Cilacap sekarang juga bisa menggunakan antrian online, melalui antrian.disdukcapil.cilacapkab.go.id setelah mendapatkan nomor antrian masyarakat cukup datang sendiri dan membawa Kartu Keluarga. Hal ini dilakukan untuk memberikan pelayanan prima serta memberikan kemudahan kepada masyarakat.
Disdukcapil Cilacap memberikan program pelayanan 3 in 1 bagi masyarakat yang mengurus dokumen kependudukan, program 3 in 1 yaitu masyarakat mengurus akta kelahiran bagi jiwa yang baru lahir maka akan memperoleh akta kelahiran, kartu keluarga baru dan KIA (Kartu Identitas Anak), hal ini disambut baik oleh masyarakat.
Disdukcapil Cilacap bekerjasama dengan Korwil pendidikan untuk pembuatan KIA siswa kelas 5 dan 6 sehingga masyarakat tidak perlu datang ke kantor untuk pembuatan KIA, cukup mengumpulkan persyaratan ke sekolah kemudian diserahkan pihak Korwil dan bila KIA sudah tercetak maka akan dibagikan melalui Korwil pendidikan.
Disdukcapil Cilacap memberikan fasilitas melalui Whatsapp di nomor 0816-647-001 untuk sinkronasi data atau mengonlinekan NIK dan Kartu Keluarga seperti untuk keperluan BPJS, Bank, Imigrasi, Disnaker, KUA, Pajak, Multifinance, TNI/Polri dan Simcard. Masyarakat dapat mengetik sesuai format SINKRONISASI#NIK#NAMA#NO_KK#KEPERLUAN kemudian dikirim melalui Whatsapp dan Disdukcapil Cilacap akan menindaklanjuti saat hari dan jam kerja.
Fasilitas layanan pengaduan/ konsultasi melalui whatsapp di nomor 0816-647-002 ataupun datang langsung ke loket pengaduan di kantor induk untuk masyarakat yang merasa kurang puas dengan pelayanan yang diberikan oleh Disdukcapil Cilacap atau keluhan yang dirasakan oleh masyarakat karena berkas pengajuan belum di proses, selalu di tolak, dan lain-lain. Masyarakat dapat mengetik sesuai format dan dikirimkan melalui Whatsapp pengaduan/ keluhan, hal ini diberikan untuk memberi kemudahan masyarakat dalam kepengurusan segala hal dokumen kependudukan.
Program pelayanan terbaru yang diberikan oleh Disdukcapil adalah bekerjasama dengan KUA, melalui paket KUA masyarakat yang baru menikah akan memperoleh Kartu Keluarga terbaru yang status perkawinannya sudah berubah menjadi Kawin Tercatat. Masyarakat tidak perlu mengurus ke Kecamatan lagi untuk perubahan status perkawinan.
Itulah beberapa inovasi yang dilakukan oleh Disdukcapil Cilacap untuk memberikan kemudahan pada masyarakat dalam kepengurusan dokumen kependudukan dan masyarakat lebih menyadari pentingnya dalam mengurus administrasi kependudukan.
Oleh : Aghni Nur Rahmah
Mahasiswa Magister Manajemen Universitas Jenderal Soedirman 2020
